Politique de confidentialité

Informations générales

Organisme : Femmes en affaires de la Capitale-Nationale (FA)
Site web : cerclefa.ca
Entrée en vigueur : 12 octobre 2026
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

Notre engagement

FA accorde une grande importance à la confidentialité des renseignements personnels de ses membres, des participantes à ses événements et des personnes qui interagissent avec l’organisme.

Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons ces renseignements, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25.

Elle s’applique à notre site web ainsi qu’aux renseignements recueillis dans le cadre des demandes d’admission, des adhésions, des événements et des communications de FA. Elle inclut les règles relatives aux témoins de connexion (cookies).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable:

Nom : Vanessa Gauthier
Titre : Administratrice et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@vanessagauthier.com

La responsable veille à l’application des règles de protection des renseignements personnels et au traitement des demandes d’accès, de rectification et des plaintes.

Renseignements recueillis et moyens de collecte

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à nos activités. Selon votre relation avec FA, ils peuvent comprendre :

Coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse de facturation, au besoin.
Renseignements professionnels et d’adhésion : entreprise, fonction, secteur d’activité, renseignements transmis dans une candidature ou une entrevue, statut de membre et historique des renouvellements.
Événements : inscriptions et renseignements nécessaires à votre participation, notamment les besoins alimentaires ou d’accessibilité que vous choisissez de communiquer.
Transactions : renseignements de facturation, montants et confirmations de paiement. Les données de carte de paiement sont traitées par le fournisseur de paiement utilisé.
Communications : contenu de vos messages, demandes et préférences de communication.
Navigation : adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé, pages consultées et dates des visites, selon les technologies utilisées et vos choix de consentement.

Ces renseignements sont recueillis notamment par les formulaires du site, les courriels, les entrevues, les plateformes d’inscription et les échanges sur nos médias sociaux. Certains renseignements techniques sont recueillis automatiquement lors de la navigation.

Vous pouvez refuser de fournir des renseignements facultatifs. L’absence de renseignements nécessaires peut toutefois nous empêcher de traiter votre candidature, votre adhésion ou votre inscription.

Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

répondre à vos questions et assurer le suivi de vos demandes;
évaluer les candidatures et gérer les adhésions;
organiser les événements et traiter les inscriptions;
traiter les paiements et assurer les suivis administratifs;
transmettre les communications liées à votre adhésion ou à votre participation;
envoyer des nouvelles et des invitations lorsque nous disposons du consentement requis ou d’une autorisation prévue par la loi;
améliorer le site et nos activités, selon vos choix de consentement;
assurer la sécurité de nos systèmes et respecter nos obligations légales.

Si une nouvelle utilisation nécessite votre consentement, nous vous le demanderons au préalable.

Consentement et communications

Lorsque votre consentement est requis, nous le demandons de manière claire, pour des fins précises. Pour les renseignements sensibles, ce consentement est exprès, sauf exception prévue par la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement en écrivant à notre responsable. Nous vous expliquerons les conséquences possibles sur les services concernés ainsi que les obligations légales pouvant justifier la conservation de certains renseignements.

Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles au moyen du lien prévu dans nos courriels. Ce désabonnement n’empêche pas l’envoi de communications nécessaires au suivi d’une inscription, d’une transaction ou de votre adhésion.

Accès aux renseignements et fournisseurs

Au sein de FA, les renseignements sont accessibles uniquement aux administratrices et aux personnes mandatées qui en ont besoin pour gérer les admissions, les adhésions, les événements, les communications ou l’administration.

Nous utilisons notamment les fournisseurs suivants :

Wix : hébergement du site et traitement des renseignements transmis par ses formulaires et fonctionnalités.
Google Workspace : gestion des courriels, des documents et des échanges administratifs.
Eventbrite : gestion des inscriptions aux événements, de la billetterie et des transactions associées.

Selon le service concerné, ces fournisseurs peuvent traiter vos coordonnées, les renseignements de votre inscription, vos communications ou des données techniques. Nous pouvons également communiquer les renseignements strictement nécessaires aux prestataires participant à l’organisation des événements ou à nos services administratifs et informatiques. Ces communications sont encadrées par les exigences de confidentialité applicables. L’adhésion à FA ou la participation à un événement n’autorise pas, à elle seule, la transmission de vos coordonnées à des partenaires à des fins de prospection commerciale. Des renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi l’exige ou le permet.

Traitement à l’extérieur du Québec

Les services de certains fournisseurs peuvent entraîner la conservation ou le traitement de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Ces communications sont soumises aux exigences légales applicables, notamment l’évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée, la protection adéquate des renseignements et l’encadrement du transfert par une entente écrite.

Témoins de connexion (cookies)

Notre site utilise des témoins de connexion, soit de petits fichiers enregistrés sur votre appareil.

Les témoins essentiels permettent le fonctionnement et la sécurité du site ainsi que la mémorisation de vos choix de consentement.

Selon les fonctionnalités utilisées, des témoins non essentiels peuvent servir à mémoriser certaines préférences, à mesurer la fréquentation ou à soutenir des activités publicitaires. Ils demeurent désactivés jusqu’à votre consentement. Les fonctions de profilage publicitaire, lorsqu’elles sont utilisées, nécessitent également votre consentement préalable.

Vous pouvez accepter ou refuser les témoins non essentiels dans la bannière de consentement et ajuster vos préférences au moyen de l’option « Gérer les témoins » dans la fenêtre de gestion des témoins du site. Vous pouvez aussi bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Leur suppression n’efface pas automatiquement les renseignements déjà recueillis.

Certains témoins expirent à la fermeture du navigateur; d’autres demeurent jusqu’à leur expiration ou leur suppression. Le refus des témoins non essentiels n’empêche pas la navigation de base, mais peut limiter certaines fonctionnalités facultatives.

Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, en tenant compte des obligations légales applicables. Cette durée dépend notamment de la nature des renseignements, du suivi d’une candidature, de la durée de l’adhésion et des exigences administratives ou comptables. Lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi.

Sécurité

FA applique des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements personnels. L’accès est limité aux personnes autorisées dans le cadre de leurs fonctions. En cas d’incident de confidentialité, FA prend les mesures nécessaires pour réduire les risques et prévenir une répétition. Les incidents sont consignés dans un registre. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées sont avisées conformément à la loi.

Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
demander leur rectification ou leur mise à jour;
retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication;
obtenir vos renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique.

Transmettez votre demande par courriel à info@cerclefa.ca.

Nous pouvons vérifier votre identité au moyen des renseignements nécessaires à cette vérification. Nous répondons aux demandes d’accès et de rectification au plus tard dans les 30 jours suivant leur réception.

Plateformes externes

FA est présente notamment sur Facebook (Meta) et LinkedIn. Notre site peut également renvoyer vers Eventbrite ou des sites de partenaires. Les renseignements que vous communiquez directement à ces plateformes sont aussi soumis à leurs propres politiques de confidentialité. Nous vous invitons à les consulter.

Questions, plaintes et recours

Pour toute question ou plainte concernant la gestion de vos renseignements personnels, écrivez à info@cerclefa.ca en décrivant la situation et, s’il y a lieu, la correction souhaitée.

Votre demande sera transmise à notre responsable, qui examinera les faits, effectuera les vérifications nécessaires et vous communiquera les suites données.

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou exercer les recours prévus par la loi.

Modifications

Cette politique peut être modifiée pour refléter l’évolution de nos activités ou des exigences légales. La date de mise à jour figure au début du document. Les modifications feront l’objet d’un avis sur notre site ou d’une autre communication appropriée. Lorsqu’un nouveau consentement est requis, nous vous le demanderons avant l’utilisation concernée.